※ここでご案内している作業の一連の流れは、こちらから動画でもご確認いただけます。

 

体験利用のお申し込み後、５営業日以内にPCAから送付される「アカウント設定リクエスト」のメールから初回ログインの設定を行います。

※「アカウント設定リクエスト」の代わりに「メールアドレス確認リクエスト」というメールが届くことがあります。その場合、一度そのメールアドレスが『PCA Hub』のサービスを利用したことがあるため、その際に使用していたパスワードをご利用いただくことになります。

初回ログインの完了後、順次下記の処理を行ってください。

 

 

①    システム管理者権限の追加
最初にお申込みいただいた方に「取引明細システム管理者」の権限を付与し、配信を行えるようにします。
手順は以下の通りです。

1．「PCA Hub テナント管理」（https://お客様のテナント名.pcahub.jp/gs）にログインします。

2．「サービス管理」の「取引明細システム管理者」をクリックします。
 

 

3．右上の［編集］ボタンをクリックしてください。

検索ボックスに追加したいユーザー名の一部を入力するとプルダウンでユーザー名の候補が表示されます。追加したいユーザー名にチェックを入れ、「追加」ボタンをクリックします。最後に「保存」ボタンをクリックしてください。

 

 

②  『PCA 商魂・商管シリーズ』でテスト領域の作成
配信テストを行う際は、『PCA Hub 取引明細』と連動させるために『PCA 商魂・商管シリーズ』のテスト領域（ダミーデータ）を作成することを推奨しています。
作成方法はいくつかありますが、ここでは「データ領域の複写」による方法をご案内いたします。

 

【注意】
配信を行う際は『PCA 商魂・商管シリーズ』のフリーフォーマットで作ったフォームを使用します。現在、市販の請求書用紙などを使用して発行されている方はフリーフォーマットでフォームの加工が必要になります。
フリーフォーマットの作成・加工はメニュー画面から「随時」→「フリーフォーマット」にて行います。詳細は弊社サポートセンターの商魂・商管担当までお問い合わせください。

１．『PCA商魂・商管シリーズ』を起動します。

 

２．「ファイル」→「データ領域の作成」をクリックします。

 

３．「会社」と「データ領域」から複写元になるデータ領域を選択し、「複写」をクリックします。

 

４．「会社名」欄にダミーデータと分かるような任意の名前を付けます。
また、「会社の扱い」欄は「※新規会社」を選択し、「複写」ボタンをクリックします。

 

５．完了後、「データ領域の複写が完了しました」とメッセージが表示されますので、引き続き設定を行う場合は「OK」を、後で行う場合は「キャンセル」を選択してください。

※なお、この作業によりデータ領域が複数できるようになります。テストの際と実際のデータを入力する際は、あらかじめ「ファイル」ー「データ領域の選択」で正しいデータ領域を選択しておく必要がありますのでご注意ください。

 

③    テスト用得意先の登録

テストで配信を行うダミーの得意先をテスト領域で作成します。

１．「前準備」→「取引先」→「得意先の登録（個別式）」をクリックします。

 

２．画面上部の［新規］ボタンをクリックします。

3．テストを行う、［得意先コード］［得意先名1］［請求締日］を設定して［登録］をクリックします。

※なお、細かい動作を確認するために［得意先名２］［会社敬称］［先方担当者名］［担当敬称］［回収日］も設定していただくことをお勧めします。

④    Hub連動設定
『PCA Hub 取引明細』と『PCA商魂・商管シリーズ』を連携させる設定です。 

 

1．『PCA Hub ポータルサイト』（https://お客様のテナント名.pcahub.jp/g）にアクセスし、ブラウザ部分に記載されている httpsから始まるURLをコピーします。

必要なのは「https～pcahub.jp」までですが、「/g」が含まれていても問題ありません。

 

2．『PCA 商魂・商管シリーズ』を開き、「随時」－「PCA Hub 連動設定」をクリックします。

 

3．設定画面が出てくるので、「有効サービス」欄の「PCA Hub 取引明細」にチェックを付け、URL欄にコピーしたURLを貼り付けて、「移動」ボタンをクリックします。

 

4．「ブラウザからログイン」ボタンをクリックし、PCA Hub のログイン画面へ移動します。この後ログイン画面が出てきましたら、画面の指示に従ってログイン名またはメールアドレスの入力、パスワードの入力、２段階認証を進めてログインを行ってください。

 

5．アプリケーションの利用という画面が出てきましたら、ご一読のうえ「同意する」ボタンをクリックしてください。「画面を閉じてください」と表示されたらブラウザを閉じて、『PCA商魂・商管シリーズ』に戻ります。

 

6．「認証に成功しました」と表示されますので「OK」をクリックします。

 

※ファイル公開期間は、『PCA Hub 取引明細』上にデータを残しておく期間の設定になります。
※「公開開始日指定」は、配信手続きを行った後、配信先にいつ公開されるかを設定します。この「公開開始日指定」は配信時に都度変更することも可能です。
※「リマインドメール設定」は、指定日数を過ぎても配信先が配信された書類をダウンロードしなかった際にリマインドメールを送信するための設定になります。

 

7．画面上部の「案内事項」ボタンを押します。「案内事項」は、配信先が『PCA Hub 取引明細』の画面で参照できる利用規約になります。冒頭の「株式会社●●」を御社の名前に書き換えて［設定］をクリックしてください。

 

8．すべて設定したら「登録」ボタンをクリックします。

 

⑤    メール送信文の登録
明細の配信を行う際に送付されるメールの案内文を登録します。
今回の例では請求書の配信テストを行うことを前提にご案内いたします。

１．『PCA商魂・商管シリーズ』の「前準備」―「メール送信文の登録」を開きます。

 

２．［処理選択］から請求書を選択し、［配信形式］はPDF、［名称］は配信を選択し、本文を設定します。本文には書き換えが必要な文字が仮登録されていますので、必ず修正のうえ登録を行ってください（修正しないと、請求書の配信ができません）。設定が終わりましたら［登録］をクリックします。

 

⑥    配信先の登録

作成したダミーの得意先を配信先として利用できるようにします。

 

1．「前準備」―「取引先」－「配信先の登録」を開きます。

 

2．画面上部の［新規］をクリックします。

 

続けて、［取引先コード］［取引先名］（③で作成したダミーの得意先と同じでもので結構です）を入力し、［請求書配信］を有効にして、［得意先コード］に、③で作成したダミーの得意先コードを入力します。

 

3．［配信先ユーザー］欄の各項目を入力していきます。
以下の通り入力することをお勧めします。
・［ログイン名］［配信メールアドレス］：配信を行いたいメールアドレス
・［表示名］：配信先担当者の氏名
・［姓］［姓カナ］［名］［名カナ］：配信先担当者の姓と名（［名］［名カナ］は任意入力）

 

4．    入力が完了したら［登録］をクリックします。

 

5．    登録画面を閉じ、画面上部にある［利用通知送信］をクリックし、画面を確認してください。
これは、配信先に『PCA Hub 取引明細』を利用した配信を行っていくことをメール送信する機能です。
但し、任意の設定項目になりますので、実際の配信を行う際に送信するかどうかをご検討ください。
配信テストの際には行う必要はありませんので、ここでは画面の確認だけとします。

 

⑦    Hub取引先同期
『PCA商魂・商管シリーズ』で登録した配信先を『PCA Hub』に転送して登録し、明細を受け取れるようにする設定です。

 

【重要】

この処理を実行すると、「配信先の登録」で設定されたメールアドレスに「PCA Hub 取引明細ライセンス付与のお知らせ」「アカウント設定リクエスト」の2通のメールが送信されますので、事前にメールが送信される旨を配信先に告知したうえで実行してください。

 

1．「配信先の登録」から、画面上部の［Hub取引先同期］をクリックします。

2．ダミーの配信先が表示されていることを確認後、［【重要】を確認しました］にチェックを入れ、［実行］をクリックします。

 

3．配信先は、送信された「アカウント設定リクエスト」のメールからパスワード設定を行ってください。手順の詳細はこちらをご覧ください。
※「アカウント設定リクエスト」の代わりに「パスワード確認リクエスト」というメールが届くことがあります。その場合、一度そのメールアドレスが『PCA Hub』のサービスを利用したことがあるため、その際に使用していたパスワードをご利用いただくことになります。

 

これで事前の設定は完了となります。⑧⑨は実際の配信テストの流れになります。

 

⑧    配信テストの実行

テストとして、ダミーの得意先に対して売上を入力し、請求書を作成して配信します。

 

1．③で作成したダミーの得意先で、「販売管理」―「売上」―「売上伝票入力」からテスト用の売上伝票を入力します。
細かい部分を確認していくため、複数枚の売上伝票の入力と、普段の伝票入力で利用されている各項目も入力してください。

 

2．「販売管理」―「請求」―「請求書」をクリックします。

 

3．以下のように各項目を設定してください（あくまで一例ですので、これ以外の設定でも配信は可能です）。設定が完了したら［実行］をクリックします。
・［請求形態］：随時請求
・［印刷等も行う］：チェックオン
・［請求期間］：登録した売上伝票の日付が含まれるよう範囲指定
・［得意先コード］：③で登録したダミーの得意先コード
・［請求書様式］：実際の配信でもフリーフォーマットをご利用の場合はその用紙、ご利用でない場合は［F 単票品名版支払期限付き］がおすすめ
※現在フリーフォーマットをご利用でない場合、フォームの作成も別途必要となります。なるべく体験利用期間中にフォームを作成し、そちらのフォームでもテストを行うようにしてください。作成の詳細は、弊社サポートセンターの商魂・商管担当までお問い合わせください。

 

4．［印刷等の条件指示］が表示されますので、以下のように各項目を設定してください。設定が完了したら［実行］をクリックします。
・［出力先の選択］：PCA Hub 取引明細
・［出力先フォルダ］：パソコン内の任意のパス（配信の際、同時にPDFファイルの請求書を作成しますのでその保存先となります）
・［合計金額の選択］：どちらでも結構です。これは配信先が見る『PCA Hub 取引明細』の配信明細一覧の画面に表示される［合計金額］の設定になります。
・［ファイル名に付加する項目］：任意で結構です。これはアップロードした請求書を取引先がダウンロードした際にファイル名に記載される内容です。

※［実行］をクリック後、「指定したフォルダにはPDFもしくはXMLファイルが存在しています～」というメッセージが出ることがありますが、基本的には「はい」で進めていただいて問題ありません。

 

5．［取引明細配信設定］の画面が表示されますので、各項目を設定のうえ［配信データの確認画面を表示する］にチェックを付けて［実行］をクリックします。

 

6．    配信確認の画面が表示されます。アップロードする明細をダブルクリックすると配信する請求書の内容を確認することができます。
内容に問題がなければ［実行］をクリックしてください。これでアップロードが完了します。

 

⑨　配信された請求書の確認

ここは実際には配信先の方が行う内容ですが、配信先がどのように明細を受け取るのかを確認するため、配信元の方も必ずご確認ください。

 

1．「PCA Hub ポータルサイト」を開き、画面右上の人型のアイコンをクリックします。
現在ログインしているユーザーの名前が表示されますが（画像ではグレーで塗りつぶされている箇所）、配信先ユーザーの名前と異なる場合は一度ログアウトして、再度配信先ユーザーの名前でログインし直してください。

 

2．「登録中のサービス」にある「PCA Hub 取引明細」をクリックします。

 

3．配信された請求書の内容などが表示されますので、主に以下の点をご確認ください。
・［合計金額］に正しい金額が表示されているか
・画面左上のユーザー名（「配信先の登録」で設定した表示名です）、建物のアイコンにある会社名（「配信先の登録」で設定した取引先名です）が正しいか
・配信時に送付されるメールが届いているか、本文の内容に問題はないか
・配信された請求書の内容に問題はないか
・請求書のダウンロードが問題なくできるか、ダウンロードしたファイルのファイル名は適切か