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  • No : 3603
  • 公開日時 : 2022/09/30 18:55
  • 更新日時 : 2023/06/18 12:36
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電子帳簿保存法対応について

「PCA Hub eDOC」は、電子帳簿保存法に対応していますか。また、JIIMA認証は取得していますか。
カテゴリー : 

回答

「PCA Hub eDOC」では、電子帳簿保存法の4条3項(スキャナ保存)と、7条(電子取引)の保存要件に対応するために、以下のような機能を搭載しています。
 
・電子帳簿保存法の記録項目(日付、金額、取引先)の入力、検索機能(「プロパティセット」機能にて対応)
・タイムスタンプを、自動実行・手動実行にてまとめて付与(「タイムスタンプオプション」にて対応)
・ファイルのバージョン管理および指定したファイルの削除を不可とする機能(ファイルの保護機能を有効にする必要があります)
・保管された電子データやスキャナ保存された画像ファイルを、簡単にPCAソフトの伝票と紐付け
 
但し、「PCA Hub eDOC」を利用するだけですべての要件に対応できるということではなく、様々な保存要件のうちシステム的な要件に対応するという形になり、「PCA Hub eDOC」でカバーできない要件(社内ルールの策定や必要な機器の用意など)については別途対応が必要となります。
以下に、対応している要件と別途対応が必要な要件を記載しております。
スキャナ保存と電子取引では求められる要件が異なりますのでご注意ください。
 
 
 
① スキャナ保存
 
【対応している要件】
・タイムスタンプの付与(「タイムスタンプオプション」にて対応。ただし、『PCA Hub eDOC』はNTPサーバ(ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ)と同期しており、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録の変更はできませんので、タイムスタンプを使用しなくてもこの要件に対応することができます)
・解像度および階調情報の保存
・大きさ情報の保存
・バージョン管理
・入力者等情報の確認
・検索機能の確保(「プロパティセット」機能を利用)
・スキャン文書と帳簿との相互関係保持(但し、帳簿の種類や保存方法によっては対応とならない場合も考えられます。詳細は税務署等にお問い合わせください)
 
【別途対応が必要な要件】
・入力期間の制限(書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力)
・一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り
・カラー画像による読み取り(赤・緑・青それぞれ256階調(約1677万色)以上)
・見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け
・整然・明瞭出力
・システム開発関係書類等の備付け
 
※スキャナ保存への対応の際は、「ファイル保護設定」を有効にしておく必要があります。設定方法につきましてはこちらをご覧ください。
 
② 電子取引
 
【対応している要件】
・電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(こちらは自社開発のプログラムを使用する場合の要件のため、対応の必要はありません)
・検索機能の確保(「プロパティセット」機能を利用)
 
【別途対応が必要な要件】
・見読可能装置の備付け等
 
また、以下4つの要件のうち1つを満たす必要がありますが、「PCA Hub eDOC」導入環境では2(別途「タイムスタンプオプション」が必要)または4を行うことで対応可能となります。
3につきましては、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、こちらでの保存は要件を満たしていません。
  1.  タイムスタンプが付された後の授受
  2.  授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
  3.  データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  4.  訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
電子帳簿保存への対応の詳細につきましては、こちらもご確認ください。
 
なお、「PCA Hub eDOC」は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」を取得しております。

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